Pourquoi Utiliser les Descriptions de Poste dans son Entreprise ?

La description de poste est un outil souvent négligé et mis de côté par les gestionnaires. Pourtant, il s’avère simple et solidifie les bases de plusieurs activités en gestion des ressources humaines. Il est utilisé dans le cadre d’une saine gestion afin d’aider autant le gestionnaire que l’employé. Nous rencontrons souvent des employeurs réticents à en créer ou à en mettre à jour croyant que leur rôle de gestion en sera affecté négativement. Bref, ils souhaitent à tout coup éviter le fameux : «Désolé, mais ce n’est pas dans ma description de poste.»

Si vous avez ce réflexe, voici pourquoi il serait avantageux pour vous de reconsidérer leur utilité :

Les avantages d’avoir des descriptions de poste à jour

 Pour l’employeur, elle permet de:

  • développer la base de son processus de recrutement et de sélection dans le but d’attirer, de sélectionner adéquatement et de conserver des candidats qui répondent aux exigences, donc d’augmenter vos chances de faire LA bonne embauche;

  • développer un plan d’intégration et de formation ciblé sur les besoins en fonction du poste concerné, donc d’assurer que votre nouvelle embauche démarre sur le bon pied;

  • d’évaluer les postes dans le but de bâtir et maintenir une structure de rémunération juste et équitable et de procéder à l’exercice d’équité salariale, donc de mieux évaluer la classification de chaque poste dans un souci d’équité salariale;

  • de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, donc d’éviter des problématiques de gestion et de désengagement.

Conséquemment, ces avantages permettront d’augmenter la performance de l’organisation.

Pour l’employé, elle permet de :

  • faciliter son intégration, car elle clarifie son rôle et les attentes de l’organisation envers lui;
  • participer à son plan de développement en lien avec son niveau de compétence actuel et les compétences désirées identifiées dans la description de poste;

  • connaître les responsabilités et les tâches sur lesquelles il sera évalué;

  • connaître les dangers possibles en lien avec la santé et sécurité au travail.

Conséquemment, cela pourrait lui permettre de solidifier son engagement et d’accroître sa performance.

Composition de la description de poste

Voici sommairement notre proposition de méthodologie afin d’élaborer une description de poste. Notez qu’elle peut varier selon les besoins de l’entreprise rencontrée.

  • Section 1 : titre du poste et informations relatives au niveau hiérarchique au sein de l’organisation;
  • Section 2 : bref sommaire qui répond à la question : Quel est le but du poste ?;

  • Section 3 : responsabilités et tâches principales;

  • Section 4 : qualifications requises pour le poste;

  • Section 5 : compétences requises;

La description de poste devrait être présentée dans un document d’une ou deux pages maximum. Celle-ci doit être rédigée dans un langage simple, clair et précis. Chaque énoncé décrivant les responsabilités devrait commencer par un verbe d’action.

Il est important de préciser que la description de poste est le reflet des caractéristiques et des exigences du poste et non des caractéristiques que possède le titulaire actuel du poste.

Comment s’y prendre

Afin de vous aider à rédiger la description de poste, vous pourriez rencontrer un ou des titulaires du poste. Lors de cette rencontre, les tâches effectuées par l’employé sont énumérées tout comme les résultats à atteindre, les outils à utiliser, la fréquence des tâches, etc. Les informations recueillies et l’analyse de celles-ci permettent de faire des regroupements afin de dresser la liste des responsabilités et des tâches principales ainsi que les compétences requises. Certaines organisations préfèrent collaborer uniquement avec le gestionnaire. Dans tous les cas, celui-ci par son rôle et son expérience valide chacune des descriptions de postes pour les emplois qu’il supervise.

Un cadre flexible

  • L’implication de l’employé est recommandée lorsque le poste est déjà existant. La rencontre d’analyse avec l’employé lui permet de participer et de donner des informations concernant le poste et augmente la validité – de plus, son implication sera bénéfique;

  • Il est important de réviser et de maintenir à jour les descriptions de postes de façon régulière afin qu’elles représentent la réalité. La description de poste n’est pas un outil qui est statique, il évolue dans le temps selon les besoins de l’entreprise et son plan stratégique. Ceci permettra de laisser une certaine flexibilité dans les rôles, ce qui sera d’ailleurs plus motivant pour l’employé et vous épargnera du temps à long-terme particulièrement dans l‘exercice de maintien de l’équité salariale qui doit être répété aux 5 ans;

Toutes autres tâches connexes

En dernier lieu, la mention Toutes autres tâches connexes est régulièrement inscrite à la fin de la liste des responsabilités. Ceci a pour but d’inclure les tâches peu fréquentes ou les tâches nouvelles en lien avec le poste afin de donner une marge de manœuvre à l’organisation.

Modèle

Vous trouverez un modèle de description de poste détaillant les différentes sections à inclure dans la boite à outils de notre site web.