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L’employé ne devrait jamais avoir de surprises durant la rencontre d’évaluation. Vous ne devez surtout pas être perçu comme la redoutable boîte à surprises ! La rencontre d’évaluation est un moment privilégié avec l’employé pour discuter plus en profondeur des divers sujets relatifs au rendement et pour faire un bilan de l’année.
Les succès et les améliorations doivent être évoqués sur une base quotidienne lorsqu’ils se produisent. C’est ce que l’on appelle la rétroaction continue. Un employé réalise avec succès un projet ? On le félicite et on lui indique notre satisfaction pour l’encourager à continuer (rétroaction positive). Un employé a manqué de doigté avec un client ? On lui indique comment procéder la prochaine fois, afin qu’il s’améliore (rétroaction constructive). Ainsi, lors de leur rencontre d’évaluation, ces deux employés ne devraient pas avoir de surprises concernant ces deux événements.
Toutefois, pour que la rétroaction soit efficace, il faut garder en tête que celle-ci doit être vraie, spécifique, claire et donnée au bon moment. Une rétroaction qui n’est pas vraie n’aura pas l’effet escompté et démobilisera l’employé. Il est important de trouver les bons moments et d’adapter votre rétroaction à la personne en lui indiquant pourquoi vous la félicitez, ou encore comment elle peut s’améliorer.
Là où cela se complique, c’est avec les employés sous-performants, avec qui le gestionnaire doit faire preuve d’un grand courage managérial. Sachez que le meilleur moyen d’offrir de la rétroaction constructive est de se pratiquer en continu et à petites doses. En prenant l’habitude de donner votre rétroaction, cela deviendra de plus en plus facile et vous en verrez les bénéfices rapidement !
Maintenant que vos employés sont informés en continu de ce qui va bien et moins bien ducôté de leur performance et qu’ils savent comment s’améliorer – car vous le leur avez communiqué ! – il est important de bien préparer la rencontre d’évaluation du rendement.
Une année passe rapidement, surtout quand on supervise plusieurs employés. Prenez des notes sur une feuille pour chaque employé, indiquez-y brièvement les succès et les pistes d’amélioration de chacun. Gardez en tête que pour chaque commentaire que vous écrivez, vous aurez donné une rétroaction verbale. Cette feuille ne doit pas être confondue avec un outil disciplinaire, il ne s’agit pas d’un outil que l’on dépose au dossier de l’employé. C’est plutôt un aide-mémoire pour vous aider quand viendra le moment de remplir le formulaire d’évaluation de chaque employé. D’ailleurs, il est fortement suggéré que l’employé utilise également une feuille où il pourra noter ses bons coups et pistes de développement, afin d’avoir les idées plus claires lorsqu’il remplira son auto-évaluation.
Avant de remplir votre formulaire d’évaluation, assurez-vous de relire les évaluations précédentes de l’employé. Lorsque vous remplissez le formulaire, vous devez fournir des comportements ou des résultats concrets et observables au travail plutôt que des traits de personnalité.
Préparez-vous à expliquer autant les points forts que les points faibles, à anticiper les questions ou préoccupations, et réfléchissez à quelques objectifs que vous pourrez déterminer avec l’employé.
Réservez à l’avance avec l’employé un moment où vous pourrez prendre le temps de discuter avec lui. Choisissez un lieu où vous ne serez pas dérangés et qui est favorable à la discussion, préférablement une petite salle avec une table ronde. Fermez le téléphone et la tablette électronique, sauf si vous les utilisez comme outil d’évaluation.
Tout comme votre livre favori, la rencontre comportera une introduction (brisez la glace), un développement (passez en revue les forces et les améliorations, objectifs de carrières, développement, etc.) et une conclusion (récapitulez ensemble l’évaluation, entendez-vous sur les objectifs communs et assurez-vous que votre entente est bien comprise de part et d’autre). Soyez ouvert aux points de vue de vos employés et laissez place à la discussion. La rencontre doit être basée sur des faits et non sur des impressions subjectives.
Vous devez effectuer des suivis réguliers tout au long de l’année concernant la réalisation des objectifs et l’entente convenue, sans oublier de donner de la rétroaction sur une base continue !
Ces petits trucs favorisent la communication, diminuent les appréhensions de part et d’autres et offrent de nombreux bénéfices si on les pratique régulièrement. De plus, il est bien de se rappeler qu’un processus d’évaluation réalisé de la bonne façon augmente l’engagement des employés, une raison de plus d’y accorder de l’importance.
Prenez-vous le temps de bien planifier vos rencontres d’évaluation du rendement ?