La période estivale approche, planifiez les vacances dans votre organisation!

Cela peut être difficile à croire, mais il ne reste déjà plus que quelques semaines avant l’arrivée de l’été! Afin que tout se déroule rondement et que votre organisation ne soit pas affectée par la période des vacances, il est nécessaire d’effectuer une bonne planification.

Politique de vacances

Précisez quelles sont les règles à suivre pour la planification des vacances. Sur quelles bases les vacances seront-elles octroyées? Cela peut être, par exemple, selon l’ancienneté ou selon l’ordre que les employés ont « réservé » leur période de vacances. Quelle est la date limite pour choisir les vacances? Quels sont les impératifs pour que votre organisation puisse continuer ses opérations?

Spécifiez vos attentes envers les employés qui partent en vacances. Cela peut être d’aviser les principaux clients, s’assurer d’avoir un message d’absence sur la boîte vocale et par courriel, de déléguer les dossiers, d’aviser la personne à la réception et lui indiquer à qui transférer les appels, etc.

Encouragez les employés à prendre des vacances

Selon un sondage CROP réalisé en 2015, plus d’un travailleur sur 10 ne prévoit pas de vacances lors de la période estivale et 40% ne décrochent pas totalement puisqu’ils gardent contact avec le travail durant leur congé (ex : courriel, téléphone). Pourtant, près de 50% affirment qu’ils  auraient besoin de plus de temps de repos pour retrouver leur énergie. Suivant ce constat, vous avez beaucoup à gagner de faire en sorte que vos employés prévoient une période de vacances.

Planificateur de vacances

Dotez-vous d’un planificateur de vacances qui vous permettra d’avoir une vision globale des vacances prises au courant de la période estivale et d’identifier les postes, les équipes et les périodes où il pourrait y avoir un manque d’effectif pour réponde aux besoins de l’organisation.

Planification des effectifs

Grâce au planificateur de vacances, vous pourrez mettre en place les actions nécessaires pour éviter les problèmes. Vous faudra-t-il embaucher des étudiants ou des stagiaires? Cela est à prévoir puisqu’il faut un certain temps pour recruter!

À ce sujet, saviez-vous qu’il existe nouvelle subvention pour les emplois d’été étudiants? Elle peut s’appliquer aux employeurs d’OBNL, du secteur public et des entreprises privées ayant un maximum de 50 employés. Faites vite! Vous avez jusqu’au 11 mars prochain pour soumettre votre demande.

Pour les tâches essentielles au bon fonctionnement de votre organisation, il est possible de les assigner temporairement à d’autres employés. Mais attention! Évitez de surcharger les employés qui demeurent au travail. Assurez-vous également que la personne allant en vacances ait communiqué l’information à un collègue qui prendra ses responsabilités.

Maintenir le rendement et la mobilisation des troupes

Durant l’été, il peut être tentant de se laisser distraire et d’être moins productif. Il peut également être épuisant de devoir mettre les bouchées doubles pour faire le travail étant donné la période des vacances. D’un autre côté, l’été peut amener un climat agréable et beaucoup plus festif qu’à l’habitude. Profitez de l’occasion pour motiver vos troupes en organisant des activités rassembleuses!

Rappelez aux gestionnaires l’importance de la reconnaissance. Vous pouvez également appliquer certaines pratiques, telles que l’horaire d’été, pour démontrer votre reconnaissance envers vos employés.

Abonnez-vous à notre boîte à outil premium et vous recevrez par courriel, au courant du mois de mars, notre nouvel outil : le planificateur de vacances.

Sources :

http://www.lapresse.ca/voyage/nouvelles/201507/14/01-4885472-sondage-les-quebecois-prennent-moins-de-vacances.php

http://fr.canoe.ca/voyages/nouvelles/archives/2013/07/20130716-121153.html

http://www.portailrh.org/Ressources/AZ/dossiers_speciaux/trousserhestivale/default.aspx

Par Cynthia Martin, M. Sc., CHRA, Consultante en ressources humaines chez VIACONSEIL