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Dans plusieurs organisations, l’embauche repose encore sur une entente verbale ou une lettre d’offre minimaliste. Pourtant, dès qu’une personne accepte une offre, une relation d’emploi existe, et ce, avec toutes les obligations que cela implique. Au-delà des attentes non partagées et des incompréhensions, plusieurs malentendus et risques juridiques sont évitables.
Que vous soyez une PME, un OBNL ou une organisation, nous vous présentons, dans cet article, les repères essentiels pour faciliter vos embauches… et limiter les zones grises.
Au Québec, une relation d’emploi repose sur trois éléments fondamentaux :
Dès que ces éléments sont réunis, un contrat existe (qu’il soit écrit… ou non). L’entente contractuelle est d’ailleurs formalisée avant même que la nouvelle personne salariée ait effectué sa première journée de travail.
Prenons, par exemple, une situation où une candidate accepte une offre verbale. Quelques jours plus tard, elle souhaite renégocier certaines conditions après réception du document écrit.
L’employeur peut-il retirer son offre ? Ce n’est pas si simple.
Une entente verbale peut être considérée comme un engagement valide. Dans certains cas, un retrait peut même entraîner des recours. Par exemple, si la personne a déjà quitté son ancien travail ou si elle croit être victime de discrimination et qu’elle peut démontrer qu’il y a eu dommages et intérêts, elle pourrait intenter un recours civil contre l’employeur.
Évidemment, ce genre de situation ne se présente pas fréquemment, mais au-delà de l’aspect juridique, l’employeur doit tenir compte de sa réputation, car « le monde est petit » et cette décision pourrait ternir son image auprès de futures personnes candidates.
Beaucoup d’organisations utilisent le contrat à durée déterminée pour se protéger, notamment en période d’incertitude financière. Mais attention, ce contrat donne souvent un faux sentiment de flexibilité. Voyons les principales distinctions entre un contrat à durée déterminée et un contrat à durée indéterminée.
Nature de l’entente : Les contrats de travail à durée indéterminée n’ont pas de date d’échéance prévue par les parties.
Fin d’emploi : L’employeur peut mettre fin au contrat à tout moment, pour des motifs valables et non discriminatoires (c.-à-d. manque de travail, performance).
Indemnités à verser : Un préavis raisonnable doit être donné, en temps ou en argent. Il est calculé en fonction de la nature de l’emploi, des circonstances particulières dans lesquelles il s’exerce et de la durée de la prestation de travail.
Prolongation du mandat temporaire : Ne s’applique pas.
Recours : Recours pour congédiement sans cause juste et suffisante pour les personnes ayant un minimum de deux (2) ans de service continu.
Avantages : Les parties peuvent y mettre fin en tout temps moyennant un préavis raisonnable.
Nature de l’entente : Les contrats de travail à durée déterminée, comme leur nom l’indique, sont signés pour une période fixe.
Fin d’emploi : L’employeur peut plus difficilement mettre fin à l’emploi avant le terme, à moins de « rompre le contrat ».
Indemnités à verser : Aucune indemnité n’est à verser si l’emploi prend fin comme convenu dans le contrat. Toutes les heures restantes au contrat pourraient avoir à être payées, à moins que l’employeur dispose d’un « motif sérieux » ou qu’une clause de préavis anticipé ait été prévue dans le contrat.
Prolongation du mandat temporaire : Reconduction automatique du contrat pour une durée indéterminée après cinq jours travaillés sans opposition. Une succession ininterrompue de contrats à durée déterminée peut, dans certaines circonstances, transformer la relation de travail en contrat à durée indéterminée.
Recours : Recours au civil pour réclamer des dommages et intérêts pour rupture de contrat.
Avantages : Clarifie les attentes des parties quant à la durée. Évite d’avoir à verser des indemnités ou de donner un préavis à la fin du contrat, si les délais sont respectés.
Les organisations qui formalisent leurs ententes dès le départ réduisent significativement les risques de conflit et de mauvaise interprétation. Mais que devrions-nous prévoir dans une lettre d’offre ?
La lettre d’embauche n’est pas qu’une formalité administrative, c’est également un outil de gestion et de prévention des litiges. Elle permet notamment de clarifier les attentes dès le départ, d’ouvrir la porte à la flexibilité et à l’évolution de certaines conditions.
Une lettre d’offre d’emploi doit aller à l’essentiel tout en étant précise. Voici quelques informations qui doivent être incluses :
Outre les points essentiels, il convient également de préciser les conditions ou les tâches qui peuvent être appelées à changer, notamment :
L’objectif n’est pas de faire le portrait de toutes les conditions offertes ou de l’ensemble des tâches que la personne sera appelée à effectuer, mais de clarifier le cadre pour éviter les litiges. De plus, n’oubliez pas que cette lettre projette une image de qui vous êtes comme employeur. Par conséquent, au-delà des aspects juridiques, il est important que le ton soit cohérent avec votre culture organisationnelle et vos valeurs.
Vous trouverez, sur notre site, un outil de référence pour savoir quoi inclure dans vos lettres d’embauche. Vous pouvez le télécharger gratuitement par ici.
Certaines pratiques peuvent changer au fil des mois et des années. Il convient donc d’éviter d’inclure dans la lettre d’embauche trop de précisions sur les éléments qui risquent d’évoluer (allocations, conditions, clauses, etc.).
Il vaut donc mieux se référer aux politiques internes dans la lettre d’offre pour parler des jours fériés ou de certains avantages afin d’éviter de devoir modifier tous les contrats de travail dans l’éventualité où une modification des conditions est effectuée.
Bien qu’il soit recommandé pour certains postes de préciser les attentes en matière de non-sollicitation ou de non-concurrence, l’employeur doit s’abstenir de formuler des clauses ambiguës ou excessives. Celles-ci pourraient s’avérer nulles et inopposables devant un juge.
Pour faciliter la gestion des embauches, certains réflexes simples peuvent faire la différence, alléger votre tâche et offrir une meilleure expérience aux recrues.
Voici quelques trucs :
Dans un contexte où les employeurs doivent composer avec des réalités changeantes, une entente claire dès le départ évite beaucoup de complexité par la suite. Rappelez-vous qu’en cas de litige, le premier réflexe sera toujours de retourner voir le contrat de travail comme base d’analyse. De plus, un processus d’embauche structuré et transparent reflète le professionnalisme de votre organisation et sécurise toutes les parties. Vous solidifiez ainsi les bases d’une relation de travail saine et durable.
Non. Un contrat écrit n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé pour clarifier les attentes et éviter les litiges.
Oui. Une entente verbale constitue un contrat valide dès qu’il y a travail, rémunération et lien de subordination.
C’est complexe. Une offre acceptée peut engager l’employeur, surtout si la personne subit un préjudice.
Le contrat à durée indéterminée n’a pas de date de fin. Le contrat à durée déterminée est prévu pour une période fixe. D’autres différences et obligations distinguent les deux types de contrats. Référez-vous au tableau de cet article pour les consulter.
Non. Il est préférable de référer aux politiques internes plutôt que de les détailler afin d’éviter d’avoir à modifier tous les contrats de travail en cas de changement dans les conditions.
Oui, mais des changements importants non prévus peuvent être considérés comme un « congédiement déguisé » s’ils sont faits sans le consentement de la personne salariée.
Un contrat d’embauche est généralement plus détaillé, formulé de façon plus légale et est souvent révisé ou rédigé par un juriste. Cela dit, il n’est pas nécessaire pour tous les types de postes et peut parfois donner une fausse impression sur la culture organisationnelle.