Démission d’un employé
 : Nos 10 commandements

• Boss, je démissionne!

Trois mots qu’on ne veut pas entendre de la bouche de l’un de nos employés. Surtout pas en cette période de déconfinement. Tandis que des dirigeants sont confrontés à des mises à pied massives, d’autres voient des employés quitter le navire. C’était à prévoir, non? C’est qu’entre faire son pain et se laver les mains, on en a du temps pour réfléchir, coincé entre quatre murs. Ces remises en question auront, dans certains cas, mené à des démissions.

Vous faites face au départ d’un ou de plusieurs employés? Pas de panique! Voici nos 10 commandements pour survivre à la démission d’un employé.

La décision, tu accepteras.

C’est malheureux, mais personne n’est attaché. Acceptez la décision de votre employé démissionnaire. Vous êtes émotif, déçu, fâché, c’est normal. Au besoin, prenez du recul avant de continuer la discussion. Encaissez le choc d’abord.

Les motivations, tu connaîtras.

Il demeure quand même essentiel de connaître les motivations qui ont poussé la personne à quitter son emploi. Sans entrer dans les détails de sa vie personnelle, il est important de savoir s’il y a des conditions qui feraient en sorte qu’elle accepterait de conserver son poste.

A-t-elle besoin de nouveaux défis? Est-ce pour une question salariale? D’ambiance de travail? Désire-t-elle de meilleures conditions d’emploi?

Si tel est le cas, est-ce que des changements sont envisageables? Et êtes-vous prêts à faire un bout de chemin pour garder cet employé?

Si les raisons qui la poussent à partir sont de votre ressort, prenez le temps de l’écouter et de lui revenir avec une proposition. Votre employé verra que vous tenez à lui.

Parfois, quelques petits ajustements éviteront de faire face à tous les frais encourus par l’embauche d’un nouvel employé. Ces pertes de revenus ne sont pas à minimiser. Faites l’exercice pour connaître combien coûte le roulement de personnel de votre entreprise. On peut parfois gagner à mettre un peu d’eau dans son vin!

Des félicitations, tu donneras.

Si les raisons sont externes, faites preuve d’empathie en mentionnant quand même votre déception à voir la personne partir. Et remerciez-la pour ses services. N’oubliez pas de la féliciter si elle part pour de nouvelles fonctions.

Les détails techniques, tu obtiendras.

Une fois la décision prise et après avoir écarté toutes possibilités de conserver la personne en poste, quelques détails techniques doivent être récoltés. Vous aurez besoin d’une date de fin d’emploi afin d’évaluer le temps de transition restant. D’ailleurs, demandez à obtenir une lettre de démission ou de fin d’emploi signée par l’employé.

Informez ensuite le service de la paie. Vérifiez également si des remboursements sont à effectuer auprès de l’employé pour des formations ou des cotisations professionnelles. Veillez aussi à valider les modalités concernant les assurances collectives et les assurances-vie, s’il y a lieu, et avisez l’assureur de la fin d’emploi.

La liste des tâches, tu dresseras.

Afin de mieux connaître les enjeux et les défis reliés au départ de l’employé, dressez la liste des principales tâches dont il est responsable. Faites cet exercice avec lui, si possible. Vous pourriez en oublier!

Identifiez qui sera en charge de chacune d’entre elles à court et moyen terme. Dans certains cas, des tâches peuvent être mises de côté temporairement. Si l’employé est gestionnaire, déterminez à qui l’équipe devra se rapporter. Il est important de mettre au courant la personne qui prendra le relai avant de l’annoncer au reste des employés.

Le sort du poste, tu décideras.

Une fois le portrait global en main vous serez en mesure de déterminer si le poste de l’employé sera remplacé, modifié ou aboli.

La nouvelle, tu annonceras.

Les nouvelles voyagent vite dans un bureau et il ne faut pas trop tarder si l’on ne veut pas alimenter la machine à rumeurs. Avant d’annoncer officiellement le départ de l’employé, il est souhaitable de clarifier avec lui les éléments qu’il souhaite partager ou non.

Veillez à n’oublier d’informer personne en dressant la liste des proches collaborateurs de l’employé, à l’interne et à l’externe, ainsi que celle des employés avec lesquels il a pu développer une relation plus particulière.

N’oubliez pas les employés absents ou en vacances. Avant l’annonce, discutez avec l’employé des impacts et des préoccupations anticipées et identifiez la réponse à donner. Déterminez ensuite la séquence des communications, autant à l’interne qu’à l’externe. Qui devra être informé et dans quel ordre? On ne veut froisser personne!

Sélectionnez ensuite la méthode appropriée pour faire l’annonce. Et le plus important, entendez-vous sur qui fera l’annonce.

Du temps pour tes employés, tu réserveras.

Suite à l’annonce, prévoyez du temps à votre agenda. Il est possible que des membres de votre équipe désirent vous rencontrer pour soulever des préoccupations ou obtenir réponse à des questions. Assurez-vous de rester disponible pour eux et soyez à l’affût des réactions.

La transition, tu planifieras.

Afin que le relai se prenne le plus efficacement possible, demandez à l’employé démissionnaire de faire la liste des projets en cours et d’indiquer le statut de ceux-ci. Pour chaque tâche et projet, il devrait également vous remettre par écrit un résumé de la procédure ainsi que des indications concernant le moment où cette tâche doit être effectuée.

Demandez-lui également de vous fournir les documents de référence clé en lien avec chaque tâche ou projet. N’oubliez pas de réclamer les mots de passe ou accès requis, s’il y a lieu. Un ménage des dossiers papier et électronique devrait être aussi prévu afin que sa succession puisse se retrouver.

Lorsque vous aurez identifié la personne qui prendra en charge ses dossiers, prévoyez des sessions de transfert de connaissance. Selon la nature de l’emploi et les responsabilités de l’employé, établissez une entente pour du support ponctuel après la fin de son emploi.

Le départ, tu souligneras.

Que vous ayez avalé la pilule ou non, il est toujours courtois de souligner le départ d’un employé. La manière dont vous traitez le départ d’un membre de votre équipe est aussi une façon de montrer à votre équipe actuelle la reconnaissance que vous avez pour vos employés. Vous pouvez organiser un événement, remettre un cadeau ou encore une carte signée de tous les collègues. Un dernier courriel de remerciements peut également être apprécié.

Au final, félicitez-vous d’avoir bien géré la démission d’un employé et ouvrez les bras à une nouvelle aventure!

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