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Si vous lisez cet article, vous êtes certainement déjà conscient.e qu’une bonne délégation est une étape stratégique capitale pour optimiser la performance de votre organisation.
D’abord, pour tout.e gestionnaire, déléguer revient à croire au potentiel de ses collaborateur.trice.s. C’est faire confiance à leur capacité d’initiative et d’innovation, leur laisser l’autonomie suffisante pour qu’il.elle.s développent, exercent et révèlent pleinement leurs compétences au service des missions qui leur sont confiées. C’est aussi permettre à chacune et chacun de se sentir reconnu.e et valorisé.e pour la qualité de son travail !
Pour les employé.e.s, se voir confier des missions et des objectifs, tout en ayant la liberté de les réaliser de façon autonome, stimule la motivation et provoque un sentiment de liberté décisionnelle qui contribue grandement à la satisfaction au travail. Les talents ont ainsi la pleine possibilité de prendre leur rôle en main, il.elle.s s’impliquent dans leurs tâches et peuvent ainsi faire avancer leur monde !
Malheureusement, quand un.e gestionnaire à des difficultés à lâcher prise, cela peut avoir un impact négatif sur l’engagement de ses coéquipier.ière.s. et finalement, sur les résultats de l’organisation.
Pour parvenir à déléguer de façon saine et efficace, voici donc 9 étapes essentielles qui vous aideront grandement !
Déléguer n’est pas gérer le court terme et réagir en répartissant dans l’urgence les tâches que l’on n’arrive plus à assurer soi-même.
Commencez donc par identifier les activités non essentielles qui accaparent votre temps. Analysez votre emploi du temps vous posant les questions suivantes : Combien de temps consacrez-vous aux activités stratégiques ? Aux problèmes quotidiens ? Y a-t-il des activités ou des projets importants que vous remettez sans cesse à plus tard ?
Demandez-vous quelles tâches vous pourriez confier à une autre personne afin d’avoir le temps nécessaire pour réaliser enfin vos activités les plus porteuses de valeur.
Votre priorité est de mener vos équipes avec efficacité vers les résultats souhaités. En prenant du recul et en laissant ceux qui sont mieux outillés que vous pour certaines tâches, vous vous facilitez la vie et améliorez la performance de votre entreprise. Les gestionnaires qui réussissent sont conscients de leurs forces et de leurs faiblesses.
Vous êtes un as des relations publiques, mais le suivi de la planification stratégique vous rend fou ? Pourquoi ne pas déléguer cette tâche à des employé.e.s qui s’y connaissent mieux que vous ?
Recherchez les employé.e.s au sein de votre organisation qui sont prêt.e.s à assumer plus de responsabilités et qui ont la maturité de cette montée en charge.
Cela commence dès l’embauche : assurez-vous de recruter des collègues doté.e.s de compétences complémentaires aux vôtres. Des descriptions de postes claires, des processus d’évaluation structurés, des incitatifs équitables ; voilà autant d’outils qui vous aideront à atteindre vos objectifs.
Votre organisation tirera profit d’expertises diversifiées et complémentaires.
Évitez de penser que vous êtes la seule personne à pouvoir faire les choses correctement, ou que la formation de vos coéquipier.ière.s prendrait trop de temps. Offrez-leur plutôt une formation et un encadrement appropriés, afin qu’il.elle.s soient en mesure d’effectuer les tâches dont vous avez besoin pour emmener votre organisation plus loin. L’investissement initial en vaudra largement la peine.
D’ailleurs, les employé.e.s qui sentent que l’on a confiance en eux s’impliquent avec plus d’envie pour apporter une contribution de qualité à leur organisation. Cela les responsabilise et favorise leur rétention.
Ne dirigez pas du haut de votre tour d’ivoire. En tant que gestionnaire, il est de votre devoir d’exprimer clairement votre vision et vos attentes. Cela permet d’insuffler un vision d’avenir commune et de donner plus de sens à votre travail d’équipe. En plus, vos employé.e.s sont une excellente source d’idées novatrices qui pourra nourrir votre réflexion et ajuster votre stratégie.
Pensez aussi qu’une délégation structurée et accompagnée est le premier pas d’un plan de relève, ce qui démontre votre capacité à prévenir l’imprévisible et sécurise les administrateur.trice.s de votre conseil d’administration.
Pas besoin d’être partout à la fois pour assurer le bon déroulement des activités. Mettez votre équipe à contribution et demandez à chaque service/département de mettre sur papier tous les processus opérationnels. Ceux-ci doivent être clairs, détaillés et propices à l’apprentissage. Vous pourrez les compléter, voire proposer des améliorations.
La passation de la gouvernance d’une organisation ayant des processus structurés est également plus facile, le temps venu.
Ne cherchez pas à tout prix à ce que vos collaborateur.trice.s adoptent votre style de travail. Vous pourriez être surpris.e car les façons de faire habituelles ne sont pas nécessairement les meilleures. L’important est que le travail soit accompli correctement.
Est-ce que le résultat est atteint dans les délais prévus? Si oui, manifestez votre satisfaction. Si non, reprenez l’étape 4 (Formez – Encadrez – Responsabilisez & Faites confiance) avec patience, bienveillance et clarté. Soyez confiant.e que la prochaine fois sera mieux !
Les gestionnaires prospères restent maîtres de leur organisme tout en déléguant. Grâce à votre vue d’ensemble et votre connaissance complète de l’organisation, vous pouvez fournir des conseils et observations à vos employé.e.s. D’autant qu’il est de votre responsabilité de rapporter l’avancement ou les défis vécus dans les différents services à vos administrateur.trice.s.
Organisez des rencontres individuelles avec les membres clés de votre équipe et informez-vous de la progression des projets importants afin de savoir où en sont les choses au sein de votre organisation. N’oubliez pas que vous restez imputable des responsabilités que vous avez déléguées.
Enfin, un bon leadership est l’un des ingrédients primordiaux d’une bonne délégation. Et c’est un fort levier de mobilisation de vos équipes. Déléguez sans cesser de vous informer, instaurez une écoute réciproque entre délégant et délégataire et fournissez une rétroaction régulière à la fois orale et écrite. Car accompagner les équipes vers l’autonomie se fait dans le temps.
Vous instaurerez ainsi une structure organisationnelle saine, professionnelle et mature, qui vous permettra de faire évoluer votre organisation !
Bon à savoir : En vous lançant dans la délégation, vous allez créer une soif de prise de responsabilités et révéler des qualités insoupçonnées. Vous allez mettre un turbo dans le moteur de votre organisation et permettre à chaque acteur de devenir, à son niveau, porteur de sens !