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Une rencontre annuelle est une excellente occasion d’aborder la stratégie de l’entreprise avec l’ensemble des parties prenantes. C’est bien connu, lorsqu’on vise à engager les employés, ou générer de la performance, il faut s’assurer que chacun rame dans la même direction.
Le fait d’instaurer une réunion annuelle, que l’on doive préparer à l’avance, nous force à réfléchir aux éléments que l’on souhaite mettre de l’avant, et aux messages que l’on veut lancer.
La plupart des employés aiment sentir une certaine proximité avec les dirigeants de l’entreprise. Il est donc, la plupart du temps, une bonne idée de prévoir une allocution de la part du directeur général. Cela dit, gardez en tête qu’en matière de discours, tous les dirigeants ne se valent pas ! Il s’agit donc d’une arme à double tranchant, et mieux vaut porter une attention particulière aux messages sous-jacents de sa présentation.
Les réunions de type Town Hall sont les types de réunions idéales pour donner la parole aux leaders inspirants dans l’organisation — incluant les leaders informels. Pensez à partager le temps de parole et impliquez vos employés ambassadeurs !
Au-delà de la dimension stratégique et de la motivation des troupes, il s’agit d’une belle occasion de se réunir et de passer un moment ensemble. Pourquoi ne pas combiner la rencontre avec une activité de type teambuilding, un 5@7, une sortie, ou même une formation ?
Peu importe le format, l’important est de l’adapter à votre réalité, à vos besoins… et à votre budget… en considérant les coûts liés à l’arrêt des opérations !
Bien qu’il n’existe pas de recette idéale, et que le succès de ce genre d’événement repose en grande partie sur l’adaptation à votre contexte organisationnel, il y a tout de même quelques bonnes pratiques à considérer.
Surtout, gardez à l’esprit qu’une rencontre imparfaite vaut mieux que pas de rencontre du tout !
Les attentes des employés en matière de transparence sont de plus en plus élevées. Toutefois, être transparent ne signifie pas « tout dire ». Il s’agit plutôt d’être authentique et d’avoir le courage de dire les vraies choses, sans agenda politique.
Avez-vous entendu parler du storytelling ? Essentiellement, il s’agit d’un mode de communication visant à transmettre des messages à travers une histoire. Cette méthode, surtout entre les mains d’un bon raconteur, est particulièrement efficace pour inspirer les gens. Votre organisation a subi des difficultés cette année et vous vous en êtes sorti en équipe ? Vous avez franchi un nouveau pas dans votre offre de service ? Les occasions de raconter une histoire sont nombreuses : à vous de trouver ce qui raisonnera chez vous !
Lorsque la parole est monopolisée par une seule personne, même la plus éloquente, la rencontre est forcément moins enrichissante. Pensez à identifier la bonne personne pour le bon sujet. Pour les plus grandes organisations, dans la mesure du possible, tentez d’assurer la représentativité de toutes les équipes au micro.
Il est facile de tomber dans le panneau et de remplir l’agenda de points qu’on souhaite communiquer… en oubliant de se mettre dans les souliers de nos interlocuteurs. Réfléchissez à votre public cible : qu’est-ce qu’ils les préoccupent ? Qu’est-ce qui affecte leurs tâches au quotidien ? Qu’est-ce qui a de l’impact sur eux, leur équipe, leur carrière chez vous ? …
Ouvrir la discussion est une bonne occasion de démontrer que vous vous souciez de l’opinion des gens, et une excellente manière de mesurer les perceptions.
Dépendamment du format et du nombre de participants, vous pouvez le faire de différentes façons : à main levée, avec un micro qui circule, avec un outil comme Slido…
Dans vos réponses, évitez de vous comporter en politicien. Vous ne pouvez pas répondre à la question ? Dites-le franchement et expliquez pourquoi. Vous ne savez pas la réponse ? Soyez honnête et engagez-vous à revenir aux employés avec la réponse. Vous n’avez pas le temps d’adresser toutes les questions ? Dites aux gens que vous répondrez aux autres questions par le biais d’un courriel (et faites-le !), ou invitez-les à vous les poser de façon individuelle après la rencontre.
On ne le dira jamais assez : la reconnaissance est un élément crucial de la motivation. Vos employés travaillent fort, pensez à souligner les succès, petits et grands !
Au-delà des succès, prenez le temps de souligner les efforts et de remercier les gens pour leur implication. La reconnaissance non monétaire est un aspect crucial du sentiment de bien-être au travail, et la reconnaissance collective en fait partie.
Les rencontres annuelles sont aussi un rassemblement qui « fait du bien », en nous permettant de nous arrêter et de connecter avec nos collègues de travail. Profitez-en pour intégrer une touche d’humour aux allocutions, rire ensemble de certaines situations (anecdotes, blagues d’initiés…) ou carrément faire une activité de groupe.
Pour maintenir l’intérêt, variez le format, le lieu, les sujets et les interlocuteurs d’une année à l’autre. Il arrive souvent que, faute d’inspiration ou de temps, les Town Halls reprennent la même formule d’une année à l’autre. Pour éviter de tomber dans ce piège, pourquoi ne pas changer d’organisateur chaque année ? En plus d’amener une nouvelle vision, cela permet d’éviter que ce soit toujours la même personne qui se retrouve avec la (parfois lourde) tâche d’organisation.
Si possible, essayez de tenir le Town Hall au même moment, d’une année à l’autre. D’une part, cela permet de créer un rituel faisant partie intégrante de votre culture d’entreprise. D’autre part, le fait d’avoir un moment spécifique réservé à la rencontre (par exemple, en mai chaque année) facilite la planification stratégique. Vous voudrez peut-être, par exemple, retarder ou devancer certaines annonces en sachant que le Town Hall arrive bientôt. Cela peut être un bon outil dans une stratégie de gestion de changement !
Évidemment, il n’est pas nécessaire d’appliquer l’ensemble de ces conseils pour que votre réunion annuelle soit un succès.
Nous l’avons mentionné plus haut : une rencontre imparfaite vaut beaucoup mieux que pas de rencontre !