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Qui n’a jamais été interrompu en pleine concentration que ce soit par un courriel, par une alerte sur son téléphone ou encore même, par un.e collègue venu.e jaser ?
Si toutes ces formes d’interactions sont incontournables dans la vie de bureau, il faut admettre que ces sollicitations répétées au cours d’une journée de travail représentent des interruptions importantes dans nos phases de productivité. Les gestionnaires sont d’ailleurs les premiers sollicité.e.s. Par l’étendue et l’importance de leur rôle, ils(-elles) doivent en effet répondre à beaucoup de sollicitations au travail qu’elles soient physiques au bureau, ou même virtuelles, avec des échanges de courriels, de messages instantanés ou encore des rencontres en vidéoconférence.
Si cette forme d’hypersollicitation (et d’hyperconnexion) est très courante, voire banalisée dans le monde professionnel, il faut être conscient.e que cela représente une surcharge mentale importante pour les gestionnaires. Incité.es à gérer plusieurs dossiers en simultané, ils(-elles) enchainent les micro-tâches et éparpillent leur concentration.
À terme, les conséquences de cet excès de sollicitations peuvent être néfastes pour les gestionnaires. Un peu comme des tours de contrôle sans cesse en vigilance, ils(-elles) s’épuisent, développent plus de difficultés à se concentrer, rencontrent des obstacles à planifier leurs journées de travail, voire à mémoriser certains éléments importants dans leur travail. Cela augmente également le niveau de stress et le risque d’erreurs des gestionnaires qui voient leur efficacité impactée.
À l’échelle d’une organisation, cette façon de travailler a d’ailleurs tendance à se diffuser auprès de l’équipe elle-même alors qu’on souhaite, au contraire, préserver la saine efficacité, le plaisir et le bien-être de tout le monde.
Heureusement, des pratiques concrètes, précises et simples à mettre en place peuvent aider les gestionnaires à gérer l’excès de sollicitations au travail.
En tant que gestionnaire, l’une des premières étapes de cette démarche est de se poser la question : « Ai-je déjà dit clairement aux membres de mon équipe à quels moments et pour quels motifs ils(-elles) peuvent me solliciter ? ». Il faut certainement commencer par là.
Plutôt que d’être interrompu 100 fois tout au long de la journée, et de mettre à chaque fois plusieurs minutes avant de se concentrer à nouveau sur votre tâche initiale, il peut être plus efficace de définir des plages horaires « ouvertes », durant lesquelles vos collaborateurs.trices savent qu’ils(-elles) peuvent vous solliciter pour leurs demandes. Deux ou trois heures tous les matins par exemple, à vous de juger selon vos réalités le temps qu’il est nécessaire de dédier à ces temps d’échanges.
En ce qui concerne l’arrivée continue des courriels, des messages instantanés ou des appels, faites de même. Ne les consultez pas tout au long de la journée au risque d’être sans cesse dérangé.e, mais prévoyez dans la journée des créneaux auxquelles vous en prenez connaissance. Vous pouvez également communiquer à ce sujet avec les membres de votre équipe pour qu’ils.elles en soient informé.es.
Cette première étape présente deux avantages. D’abord, elle concentre toutes les demandes qui vous sont faites sur un temps dédié de la journée et vous permet d’être plus concentré.e le reste du temps. D’autre part, elle va transmettre le message important à vos coéquipiers.ères de gérer et de prioriser les demandes qu’ils.elles vous font. Cela va naturellement limiter leurs sollicitations.
Ensuite, l’enchainement des sollicitations implique pour les gestionnaires une liste de choses à faire, de problèmes à régler et de réponses à formuler… qui s’allonge continuellement. À force de se dire « Je dois faire ci et ne pas oublier ça », cela génère une surcharge mentale fatigante et le sentiment frustrant que l’on n’avance jamais.
Pour se décharger mentalement, conserver l’esprit clair et avancer sereinement quand on reçoit des dizaines de requêtes chaque jour, résistez à la tension de répondre immédiatement et créez-vous une corbeille virtuelle : c’est-à-dire un document, une application, un carnet, dans lequel vous notez les demandes qui vous sont adressées, afin de pouvoir revenir rapidement à ce que vous étiez en train de faire initialement. Ainsi, vous n’interrompez pas une tâche pour en entamer une autre, vous ne jonglez plus entre plusieurs thématiques simultanément, mais vous les traitez les unes après les autres.
À l’appui de la corbeille virtuelle que vous aurez créée, ceci nous conduit à une troisième pratique vertueuse : le fait de hiérarchiser les réponses aux sollicitations qui vous sont faites. Car le monde professionnel actuel a tendance à banaliser « le culte de l’urgence » : autrement dit, le fait de devoir tout gérer tout de suite. Cela est d’autant plus exacerbé avec la rapidité de nos moyens de communication qui alimente une injonction à la connexion permanente.
Notre recommandation : triez les requêtes et décidez ce qui vous semble prioritaire ou non. Ainsi, en consultant la liste des requêtes que vous avez reçues, prenez le temps de les organiser, de les hiérarchiser et de planifier le moment où vous les traiterez.
Ainsi, vous gardez le contrôle de votre temps et vous pourrez formuler des réponses appropriées et plus efficaces pour les collaborateurs.trices qui vous ont sollicité.
Trier, organiser et hiérarchiser les sollicitations qui vous sont faites vise finalement à mettre fin au mode « multi-tâches » qui épuise tout le monde. Plutôt que d’alterner rapidement entre plusieurs tâches que vous entamez sans toujours les finaliser, il est plus efficace de faire les choses séquentiellement, c’est-à-dire l’une après l’autre. Ainsi, en étant moins interrompu.e et dérangé.e, vous pouvez vous concentrer sur la réalisation d’une tâche de façon plus efficace.
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avancer !
Enfin, n’oubliez pas de pratiquer « l’exemplarité managériale ».
D’une part, pour que votre démarche soit efficace, il est important que vous respectiez vous-même les horaires de disponibilité que vous avez fixés. Cela signifie par exemple de ne pas répondre à vos messages et notifications tout au long de la journée, mais de le faire à des moments dédiés à cette tâche. Ainsi, vous relativisez le sentiment d’urgence et vous valorisez la concentration productive.
D’autre part, prenez garde aux sollicitations que vous formulez vous-même. Dans votre façon d’assigner des missions et des mandats, préférez par exemple le faire au cours de vos rendez-vous réguliers, plutôt que de multiplier les courriels. Si les membres de l’équipe choisissent tout comme vous d’instaurer des créneaux de disponibilité pour échanger, respectez aussi leurs moments de concentration (tout comme leurs temps de récupération).
À l’échelle de votre organisation, c’est ainsi tous les collaborateurs.trices qui limiteront intuitivement le nombre de leurs sollicitations instantanées. Vous leur envoyez le message fort que le « multi-tasking » n’est pas nécessairement efficace et qu’il est important de s’octroyer des moments de concentration.