Un manuel d’employé pour clarifier vos attentes

Avez-vous un manuel d’employé ? Est-ce que celui-ci est à jour et connu de vos employés ?

Un manuel d’employé est un recueil de politiques s’appliquant au sein de votre entreprise. Il permet d’informer les membres de l’organisation de la mission, vision et valeurs de votre entreprise tout en précisant les règles internes. Des politiques officielles et connues des employés permettent de clarifier vos attentes, ainsi tous les membres de l’organisation pourront ramer dans la même direction.

Les avantages d’un manuel d’employé

• Un traitement juste et équitable à l’interne : les mêmes pratiques pour tous;
• Une augmentation de la productivité : moins de temps à se poser les mêmes questions sur le comment faire;
• Une augmentation de l’engagement, les employés perçoivent clairement que les décisions sont prises de façon juste et équitable : le cas par cas est terminé !

Une rédaction qui ne doit pas être prise à la légère

Un manuel d’employé peut traiter de divers sujets, vous trouverez une liste de sujets fréquemment traités dans le document suivant.  Le contenu doit respecter les lois en vigueur (Loi sur les Normes du travail, Charte des droits et libertés , Accès à l’information etc.). Vous devez au moins offrir le minimum des Lois, rien ne vous empêche toutefois d’en offrir plus!

Pour être valide, votre manuel d’employé doit être rédigé dans un texte clair, simple et qui ne sera pas interprété de différentes façons selon le lecteur !

Le manuel d’employé doit être mis à jour lors de chaque changement à vos politiques internes ainsi que lors d’un changement à la Loi et être rediffusé, et ce dans les meilleurs délais.

Une diffusion continue

Pour être légalement valide, votre manuel doit être connu de tous, il ne doit donc pas demeurer dans le tiroir et accumuler la poussière. En plus d’en remettre une copie à tous les employés lors de sa mise en vigueur et lors de chaque mise à jour, certaines entreprises ont une copie informatisée accessible à tous via l’informatique ou encore dans le cartable d’information de l’usine. Lors de chaque embauche, celui-ci doit être remis, expliqué et lu par le nouvel employé. Une confirmation écrite de la lecture par l’employé est une bonne pratique ! Par ailleurs, nous vous recommandons de faire des rafraichissements annuels lors de vos rencontres de groupe avec les employés afin de remémorer les politiques importantes telles que la prévention du harcèlement au travail. Nous vous recommandons de prendre note et de conserver les informations relatives à vos rencontres d’informations et diffusions de vos politiques telles que : les dates de vos diffusions des politiques, le nom des personnes présentes et le contenu diffusé, et ce, lors de chaque mise à jour.

Les aspects légaux

N’oubliez pas que votre manuel pourra être utilisé dans le cadre de situations litigieuses, ainsi celui-ci devrait être rédigé en bonne et due forme et révisé par des professionnels.

La gestion du changement

Vous pensez implanter un manuel bientôt ? Pratiquez les bonnes pratiques d’une gestion du changement efficace en commençant à en parler dès maintenant et en impliquant les acteurs clés de votre entreprise ils seront vos ambassadeurs et votre manuel sera alors bien reçu !