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Saviez-vous que, selon Deloitte, 22% des départs se produisent dans les premiers 45 jours de travail et 4% des nouvelles personnes embauchées quittent leur emploi après une seule journée?
Considérant les efforts mis dans le processus d’embauche et les coûts associés aux départs, il est primordial de mettre en place un bon programme d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
De plus, les organisations qui ont un tel programme améliorent :
Il a été maintes fois démontré que les premiers 90 jours suite à l’arrivée d’un nouvel employé est déterminant dans sa décision de rester ou de quitter l’entreprise. Celui-ci évalue son environnement, son supérieur immédiat, ses collègues, les politiques et pratiques organisationnelles, les valeurs de l’entreprise, etc. Il déterminera si cela correspond à ses attentes, ce qui lui a été vendu en entrevue, ses propres valeurs, et choisira de poursuivre ou non l’aventure.
Les premières journées sont cruciales. L’employé doit se sentir attendu et important. Il faut donc que son poste de travail, ses outils et ses accès soient prêts. Un horaire des premières journées doit avoir été établi afin d’éviter les temps morts et les moments d’attentes où il ne saura ce qu’il doit faire.
Une fois la perle rare embauchée, il ne faut pas ménager ses efforts pour l’accueillir adéquatement. Vous ne voulez pas avoir fait tous ces efforts de recrutement pour rien, n’est-ce pas ?
Suite à l’annonce de l’embauche à une nouvelle recrue, il est essentiel d’effectuer un accueil et une intégration de qualité afin d’éviter les départs hâtifs. La première étape consiste à planifier l’arrivée du nouvel employé.
Plusieurs personnes peuvent être impliquées dans cette étape selon les ressources disponibles dans l’organisation : le responsable des ressources humaines, le service de la paie, le service des communications, le service des technologies de l’information, le supérieur immédiat, etc.
Télécharger notre guide gratuit pour une liste des actions à prendre à cette étape.
Sachant que 4% des nouveaux employés quittent leur emploi après une seule journée de travail, la journée d’accueil doit non seulement permettre une intégration rapide et efficace, mais aussi être positive aux yeux de l’employé.
La première journée est généralement occupée par une présentation générale de l’entreprise, la complétion des documents d’embauche, la présentation des lieux et des gens, et une rencontre avec le supérieur immédiat concernant les attentes, les projets en cours, la description du rôle et des tâches, la présentation des collègues de l’équipe, etc. Il est également important de prévoir le dîner de la première journée. L’idéal est que le superviseur organise un dîner en groupe avec les collègues et lui-même. Cette première journée constitue aussi un bon moment pour faire le tour des éléments « pratico-pratiques » du bureau (imprimante, papeterie et article de bureau, cuisine, salle de bain, etc.)
Une liste des activités à prévoir est disponible dans notre guide à télécharger gratuitement.
L’accueil et l’intégration ne se fait pas en une journée. Il faut un temps d’adaptation à l’employé pour être pleinement performant et pour évaluer s’il est satisfait de son emploi. Il faut également un certain temps à l’employeur pour pouvoir évaluer si l’employé correspond aux attentes et s’intègre bien à l’organisation.
Tel que mentionné plus tôt, 22% des départs se produisent au courant des 45 premiers jours de travail. Sachant qu’un départ coûte en moyenne 0,5 à 2 fois le salaire de la personne qui quitte, le suivi auprès de l’employé est essentiel.
Les jours suivants l’arrivée du nouvel employé doivent donc également être structurés et organisés à l’avance. Généralement, l’employé assistera à des rencontres (individuelles ou de groupe) avec des représentants des départements qui expliqueront leur rôle et celui de leur département ainsi que les types d’interactions qu’ils auront ensemble. Également, des rencontres individuelles avec tous les autres acteurs de l’entreprise avec lesquels le nouvel employé devra collaborer régulièrement sont à prévoir. L’objectif est de leur permettre de se présenter, d’expliquer ce qu’ils font et de briser la glace. Il est ainsi beaucoup plus facile pour le nouvel employé d’entrer en contact avec ces gens dans le cadre de son travail lorsque cette première rencontre a eu lieu.
Finalement, des formations sur les différents outils de travail ou contenus importants pourront compléter le programme d’accueil et d’intégration. Des lectures peuvent aussi être ajoutées au plan (ex. politiques, etc.) On peut aussi remettre certains documents utiles tels qu’un organigramme, une liste téléphonique avec les noms, titres et départements des employés, un résumé des informations utiles aux nouveaux employés (ex. restaurants ou autres services autour du bureau, où stationner sa voiture ou son vélo, etc.). Un tel programme s’étend généralement sur quelques jours à quelques semaines pour la plupart des postes.
Une liste des activités à prévoir est disponible dans notre guide à télécharger gratuitement.
Plusieurs personnes peuvent être impliquées selon les ressources disponibles dans l’organisation : le responsable des ressources humaines, le service de la paie, le service des communications, le service des technologies de l’information, le supérieur immédiat, etc.
Une personne (le plus souvent des ressources humaines) doit être responsable du processus d’accueil, et le superviseur immédiat sera responsable de son intégration.
Les rencontres doivent être organisées à l’avance par soit les ressources humaines, soit le superviseur. Quelqu’un doit également être responsable de s’assurer que les rencontres ont bel et bien lieu. Si les personnes à rencontrer déplacent ou annulent les rencontres, le nouvel employé sera très mal à l’aise d’insister pour prévoir une nouvelle date. On doit absolument s’en charger pour lui.
Un suivi doit être fait à quelques reprises avec les nouveaux employés afin de s’assurer que tout se passe comme prévu. Alors que le supérieur immédiat fera le point quotidiennement ou à tout le moins hebdomadairement, une personne des ressources humaines pourrait contacter le nouvel employé et le supérieur immédiat quelques jours après son arrivée et à nouveau un ou deux mois plus tard, au minimum. L’objectif étant de relever les problématiques avant qu’elles ne deviennent insurmontables et d’éviter ainsi les départs.
Le nouvel employé doit également avoir sa part de responsabilité dans l’amélioration du programme d’accueil et d’intégration. Il n’y a pas de meilleure personne pour évaluer ce qui va bien et moins bien avec le programme que celui qui le vit.
Demandez à vos nouveaux employés, à la fin de leur période de probation par exemple, de vous faire leurs recommandations pour que le programme soit encore meilleur la prochaine fois que vous accueillerez un nouvel employé. Dites-lui dès son arrivée que vous lui poserez cette question dans quelques semaines pour qu’il prenne la peine de remarquer les pours et les contres et de les noter.
Si vous lui remettez un document papier comme feuille de route, dites-lui que vous vous attendez à ce qu’il vous soit retourné à la fin de la période du programme mais que vous refuserez un document qui n’est pas rempli de notes. Est-ce qu’il manquait des éléments? D’autres étaient-ils superflus? Ou pas placés dans le bon ordre? C’est son travail de remarquer ceci et de vous en faire part.
Considérant les efforts qui sont déployés pour l’embauche de chaque ressource et les coûts d’un départ, le temps et l’énergie requis pour élaborer un programme d’accueil et d’intégration pour le nouvel employé sont définitivement bien investis. De plus, un bon programme augmente considérablement la productivité des nouveaux employés dans les premiers mois suite à l’embauche. Vous avez donc tout à gagner à bien prévoir et organiser l’arrivée de vos nouvelles ressources.
Des employés engagés et performants, que demander de mieux !
Et vous? Avez-vous des trucs performants pour éviter de perdre les nouveaux employés avant la fin de la période de probation? Nous vous invitons à nous en faire part dans les commentaires ci-bas.
Pour plus d’information sur le sujet de l’accueil et l’intégration, nous vous invitons à lire cet autre article.
Vous pouvez également télécharger gratuitement un gabarit pour créer votre programme d’accueil et d’intégration ici.
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